سياسة الخصوصية وسرية البيانات

أهلاً بك في منصة ToolioHub، النظام السحابي المتكامل لإدارة موارد المؤسسات (Cloud ERP) الذي يشمل المحاسبة العامة، الفوترة الإلكترونية، إدارة المخزون، الموارد البشرية، ونقاط البيع، والمملوك والمشغّل من قبل شركة ToolioHub للحلول الرقمية.

تحدد سياسة الخصوصية هذه الكيفية التي نجمع ونستخدم ونشارك ونحمي بها البيانات الشخصية والتشغيلية والتجارية عند استخدامك لموقعنا الإلكتروني، أو اشتراك منشأتك في خدمات ومنظومة ToolioHub السحابية، أو استخدام أي من تطبيقاتنا وواجهات برمجة التطبيقات (APIs) التابعة لنا.

نحن نلتزم التزاماً كاملاً بالأنظمة واللوائح المعمول بها، وبخاصة نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) الصادر في المملكة العربية السعودية، واللوائح التنظيمية ذات العلاقة، بالإضافة إلى المعايير القياسية العالمية لأمن المعلومات السحابية.

نظراً لطبيعة منظومة ToolioHub كمنصة سحابية لإدارة الأعمال، فإننا نتعامل مع أنواع محددة من البيانات تقتصر على ما يلزم لتشغيل النظام بكفاءة وتقديم الخدمات التعاقدية:

• بيانات حساب المنشأة والممثل النظامي: تشمل الاسم الكامل، اسم المنشأة أو الشركة، رقم السجل التجاري، الرقم الضريبي (VAT ID)، العنوان الوطني، عنوان البريد الإلكتروني، وأرقام هواتف التواصل.
• بيانات العمليات والتشغيل (بيانات العميل المستأجر): تشمل كافة البيانات المحاسبية والمالية التي تقوم منشأتك بإدخالها أو استيرادها إلى النظام، مثل قيود اليومية، فواتير المبيعات والمشتريات، بيانات العملاء والموردين، سجلات المنتجات والمخزون، وبيانات الموظفين والرواتب.
• بيانات الدفع والفوترة: تشمل تفاصيل خطة الاشتراك، وسجلات الدفع وتاريخ التجديد. تجدر الإشارة إلى أن جميع عمليات الدفع الإلكتروني تتم عبر بوابات دفع وسيطة مرخصة ومتوافقة بالكامل مع معايير أمان بطاقات الدفع العالمية (PCI-DSS)، ولا تقوم خوادم ToolioHub بحفظ أرقام البطاقات الائتمانية أو رموز CVV إطلاقاً.
• البيانات الفنية وسجلات الأمان (Audit Logs): تشمل عناوين بروتوكول الإنترنت (IP Addresses)، نوع المتصفح وإصداره، نظام التشغيل، سجلات محاولات تسجيل الدخول، والعمليات الحساسة المنفذة داخل النظام. هذه السجلات ضرورية لأغراض الأمان السيبراني، ومنع الدخول غير المصرح به، والتحقق الجنائي عند الحاجة.

تتم معالجة البيانات بالاستناد إلى أسس نظامية واضحة تشمل تنفيذ العقد المبرم مع منشأتك، أو الوفاء بالتزامات قانونية، أو استناداً إلى موافقتك الصريحة:

• تشغيل وتقديم الخدمات السحابية: تمكين المستخدمين المفوضين من الوصول إلى النظام، وإدارة الحسابات، وتسجيل القيود، وحساب ضريبة القيمة المضافة، وإصدار التقارير والقوائم المالية.
• الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية (ZATCA): تمكين إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة (مرحلة الإصدار ومرحلة الربط والتكامل Phase 2) وتوليد رموز الاستجابة السريعة (QR Codes) والتشفير الرقمي والربط مع منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك بناءً على طلب المشترك.
• الدعم الفني والصيانة: الاستجابة لاستفساراتكم وحل المشكلات الفنية والبرمجية وإجراء التحسينات المستمرة على كفاءة واستقرار الخوادم.
• حماية الأمن السيبراني ومنع الاحتيال: مراقبة محاولات الاختراق، وتوثيق الجلسات، وحماية المنظومة من الهجمات الخبيثة أو سوء الاستخدام.
• التواصل والتنبيهات النظامية: إرسال الإشعارات التشغيلية المهمة مثل تأكيدات الدفع، اقتراب انتهاء الاشتراك، التحديثات الأمنية، أو تغيير الشروط.

بصفتك مشتركاً، نود التأكيد على المبادئ الصارمة التالية:

• عدم الاستغلال التجاري: لا تقوم ToolioHub ولن تقوم أبداً ببيع، أو تأجير، أو إتاحة، أو المتاجرة ببيانات منشأتك أو بيانات عملائك أو قوائمك المالية لأي طرف ثالث لأغراض تسويقية أو تجارية تحت أي ظرف.
• العزل البرمجي التام (Multi-Tenant Isolation): صُممت بنية ToolioHub التقنية وفق معايير فصل المستأجرين المتطورة، حيث يتم عزل بيانات كل مشترك عزلاً منطقياً وأمنياً صارماً، ولا يمكن لأي مشترك آخر الاطلاع على بياناتك أو الوصول إليها.
• صلاحيات فريق الدعم: لا يطّلع موظفو الدعم الفني لدينا على بياناتك الداخلية إلا بعد الحصول على إذن أو طلب صريح ومسبق منك لغايات معالجة خلل فني محدد، ووفق سياسة تسجيل وتدقيق صارمة للوصول المؤقت.

نحن نطبق منظومة أمان سيبراني دفاعية متعددة الطبقات لحماية بيانات منشأتك من الضياع أو الاختراق أو الوصول غير المشروع:

• التشفير أثناء النقل (In-Transit Encryption): يتم تشفير جميع الاتصالات والبيانات المتبادلة بين جهازك وخوادم ToolioHub باستخدام أحدث بروتوكولات التشفير (TLS 1.3 / SSL) مع شهادات أمان معتمدة 256-bit.
• التشفير أثناء التخزين (At-Rest Encryption): يتم تشفير قواعد البيانات الحساسة وكلمات المرور والمفاتيح التشفيرية باستخدام خوارزميات التشفير المعيارية (AES-256) وخوارزميات التجزئة الآمنة (Argon2 / PBKDF2).
• النسخ الاحتياطي التلقائي: نقوم بإجراء نسخ احتياطي مؤتمت ومستمر للبيانات مع تخزينه في بيئات سحابية معزولة جغرافياً لضمان استمرارية الأعمال والاسترداد الفوري في حالات الطوارئ.
• إدارة الصلاحيات والمصادقة (RBAC): نوفر للمشترك تحكماً كاملاً في تحديد أدوار المستخدمين وصلاحيات كل موظف داخل منشأته لمنع الوصول الداخلي غير المصرح به، مع دعم خاصية المصادقة الثنائية (Two-Factor Authentication).

نحن نتعامل مع سرية بياناتك بأقصى درجات الحذر. لا تتم مشاركة بياناتك إلا في الحدود الضيقة الآتية ووفق اتفاقيات سرية ومعالجة بيانات ملزمة قانونياً:

• مزودو البنية التحتية والاستضافة السحابية: خوادم سحابية عالمية المستوى توفر مراكز بيانات عالية الأمان ومطابقة لمعايير ISO/IEC 27001 و SOC 2.
• بوابات الدفع الإلكتروني المعتمدة: لمعالجة رسوم تجديد الاشتراكات عبر قنوات بنكية مرخصة وتحت إشراف السلطات النقدية الرسمية.
• الربط مع الهيئات الحكومية والضريبية (ZATCA): في حال تفعيلك لميزة الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منظومة فاتورة)، يقوم النظام بإرسال بيانات الفواتير المعنية والبيانات الوصفية المطلوبة نظاماً بموجب إعداداتك وموافقتك للامتثال للائحة الفوترة الإلكترونية.
• الامتثال القضائي والأمني: قد نفصح عن بيانات محددة فقط في حال تلقي أمر قضائي رسمي أو طلب نظامي ملزم من جهة قضائية أو أمنية مختصة وفقاً للأطر النظامية المعمول بها في الدولة.

يستخدم موقع ومنصة ToolioHub ملفات تعريف ارتباط وتقنيات تخزين محلي لغايات تقنية وأمنية بحتة، وتشمل:

• ملفات الجلسة الأساسية (Essential Cookies): وهي ضرورية للتحقق من هوية تسجيل الدخول، ومنع هجمات التزوير عبر المواقع (CSRF)، والحفاظ على اتصالك الآمن بالمنصة أثناء العمل.
• ملفات التفضيلات (Preference Cookies): لحفظ إعدادات واجهة المستخدم مثل تفضيلات اللغة، والوضع الليلي، وحجم الخطوط.

يمكنك التحكم في قبول أو رفض ملفات تعريف الارتباط عبر إعدادات متصفحك، إلا أن تعطيل الملفات الأساسية قد يؤثر على القدرة على تسجيل الدخول واستخدام النظام.

نحتفظ ببيانات منشأتك طالما كان حسابك واشتراكك نشطاً لتقديم الخدمات المطلوبة. وفي حال انتهاء الاشتراك أو طلب الإلغاء، نطبق الآلية التالية:

بعد انقضاء مهلة السماح المحددة، يحق لـ ToolioHub حذف البيانات من الخوادم النشطة بشكل آمن ونهائي غير قابل للاسترجاع، مع الاحتفاظ فقط بالحد الأدنى من السجلات القانونية أو المحاسبية التي يفرض النظام العام الاحتفاظ بها لأغراض التدقيق أو الامتثال الضريبي.

بموجب نظام حماية البيانات الشخصية والأنظمة المعمول بها، تتمتع بالحقوق الآتية:

• حق العلم والاطلاع: معرفة كيفية معالجة بياناتك وأغراض هذه المعالجة، وهو ما توفره هذه السياسة بشكل واضح.
• حق الوصول وتصحيح البيانات: يمكنك الاطلاع على بيانات منشأتك المسجلة وتحديثها أو تعديلها في أي وقت مباشرة عبر لوحة تحكم النظام.
• حق تصدير ونقل البيانات (Data Portability): استخراج وتنزيل كافة بياناتك المالية والتشغيلية في أي وقت طوال فترة الاشتراك الساري.
• حق طلب الإتلاف والحذف: طلب حذف بياناتك عند انتهاء الغرض النظامي منها وانتهاء العلاقة التعاقدية، ما لم يكن هناك مقتضى نظامي يلزم بالاحتفاظ بها.
• حق تقديم الشكاوى: في حال وجود أي استفسار أو قلق حيال معالجة بياناتك، يمكنك التواصل معنا، كما يحق لك تقديم شكوى لدى الجهات التنظيمية المختصة بحماية البيانات.

قد نقوم بتحديث وتعديل سياسة الخصوصية من وقت لآخر لمواكبة التحديثات التقنية في المنصة أو المتطلبات التنظيمية الصادرة عن الجهات الرقابية. وفي حال إجراء أي تغييرات جوهرية تمس حقوقك، سنقوم بإشعارك عبر البريد الإلكتروني المسجل في حسابك أو من خلال إشعار بارز داخل لوحة تحكم المنصة قبل سريان التعديل بوقت كافٍ.

لأي استفسارات، أو ممارسة حقوقك المتعلقة بحماية البيانات، أو التواصل مع مسؤول حماية البيانات (Data Protection Officer)، يرجى التواصل معنا عبر القنوات الآتية:

• البريد الإلكتروني المخصص: info@tooliohub.com
• الموقع الرسمي: tooliohub.com
• فريق الدعم الفني: متاح عبر تذاكر الدعم الفني داخل لوحة التحكم على مدار الساعة.